富士フィルムBI特約店 複合機本舗：自動両面スキャンで大量のスキャナもラクラク

コスト削減のためペーパーレス化を図り、文書の電子化を進めている企業も多いですが、実際に100パーセント電子化するのは難しい一面もあります。取引先とやりとりする書類や資料などは、どうしても紙ベースになってしまうことが多いため、社内に持ち帰り、その後書類をスキャンしてデータ化することも多いでしょう。

また、これまで蓄積された膨大な書類などはスペースをとってしまうので、電子化して保存するようにしている企業も少なくありません。紙ベースだと保管場所も確保しなくてはならず、必要な書類を探すだけでも手間取ってしまいます。しかし電子化することで管理が簡単になり、仕事も効率化することでコスト削減につながっていきます。

しかし、実際に書類などをスキャンしてデータ化するのは、時間を費やします。両面印刷されている文書であれば、片面ずつひっくり返して印刷するのはとても大変です。

一般的なプリンターの場合、両面印刷してスキャンするのは時間がかかりますが、会社などで導入している複合機だと、両面スキャンするのもそれほど時間がかかりません。

複合機の場合、原稿送り装置がついていますので、スキャンしたい書類をそこにセットし、操作パネルで両面スキャンを選ぶだけで、自動的にスキャンを開始してくれます。

スキャンする場合に気をつけたいことは、原稿がホチキスでとめられていたり、クリップ、またのりなどでとめられているものは、全て外さなくてはなりません。誤ってそのままセットしてスキャンを開始した場合、紙詰まりや複合機に不具合を引き起こす原因となってしまうこともありますので、気を付けましょう。

また、あまりにも厚すぎる紙や切り貼りしている書類なども、紙詰まりの原因になってしまうので、その場合は面倒でも片面ずつ印刷するようにしましょう。

複合機なら自動で両面をスキャンするだけでなく、スキャン後にデータを保存する場所を指定することも可能です。少量のデータであれば、自分のパソコンに取り込んだ上で、他の場所に移動するのも時間はかかりませんが、あまりにも大容量のデータとなると、取り込んで転送するだけでも時間がかかってしまいます。

そういった場合は、複合機から両面スキャンしたデータの保存先を指定しておくと、自分のパソコンに支障を与えることもなく、スムーズにデータを保存することができます。

あまりにも大量の両面スキャンをする場合、時間がかかってしまうこともありますので、社内でスキャンするときは、周りの人が利用しない時間などを見計らって利用しましょう。