富士フィルムBI特約店 複合機本舗：給与明細を自社印刷するときの複合機の選び方　ドットプリンター？

自社で給与計算の処理を行っている場合、一般的には自社で給与明細を印刷しているのではないでしょうか。

単純に給与明細だけを印刷し、封筒に封入しているのであれば、複合機であってもどんなプリンタを使用していても問題はありません。ですが、場合によっては給与明細を複写紙として企業の控えを印刷している場合もあります。この場合は、給与明細は専用の用紙ということになります。

また、単に控えだけでなく、専用の用紙自体が封筒になっているということもありますよね。これは、コストはかかるのですが、明細を給料袋にいれたりといった手間もかかりませんから、従業員の多い事務所では有効な方法となります。

ですが、ここで問題となるのが、複写紙を使用する場合は、一般的な複合機等で使用される印刷の方法が使用できないということになります。

現在、家庭用も含め一般的なプリンターや複合機はレーザーやインクジェット方式となっているため、複写紙には印刷ができません。一番上の紙にしかインクを乗せることができないのです。複写紙を使用する場合、紙面に一定の圧をかけなければ、2枚目以降の用紙に印字することができません。

この圧を加えるというのを可能にしているのが、ドットインパクトプリンター、一般にはドットプリンターになります。現在のようなレーザーやインクジェットが主流になるまえは、このドットプリンターが最も一般的なプリンターでした。その当時であれば、給与明細はシステム化している企業であれば、社内で印刷するのが当たり前だったのです。もちろん、給与計算自体を外注としている場合は、別ですけれど。

自社で給与明細を印刷する場合、どういった運用をするかによって使用する印刷装置も異なってきます。

給与明細と封筒を別々に印刷するのであれば、印刷機に求められる機能や性能は特にありません。封筒は給与明細用の専用のものを使用することになるのですが、印刷するのは、部署と氏名、またそれらのコードくらいです。明細に関しては、汎用のA4紙でもかまいません。かなり汎用性が高くなります。

ただし、この場合、人的ミスという可能性も出てきます。封筒に間違えて明細を入れてしまうということが全くないとは言えないのです。かなりプライベートな情報だけに、これは十分注意が必要な作業となります。ドットプリンターが使用できる場合は、専用の用紙とそれに合わせたシステムが必要になりますが、給料袋に明細が入れられた状態で出力できるので、切り離してとじればそれで給料袋が出来上がります。

このように、どういったシステムを使用するかでも使用できる印刷装置が異なるので状況に合わせた印刷装置の選択が必要になります。